Worauf sich Fotoprofis ab 01.01.2025 vorbereiten müssen
Die ab 01.01.2025 geltende E-Rechnungspflicht ist für Unternehmen ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Gleichzeitig bringt die Umstellung auf E-Rechnungen auch viele Fragen und Herausforderungen mit sich. Auch Fotoprofis müssen sich jetzt schon auf die E-Rechnung einstellen, wenn sie im B2B-Bereich tätig sind. Denn zum einen müssen sie dann bereits E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher speichern können. Zum anderen ist zu erwarten, dass viele ihrer Geschäftspartner schon zu Beginn des kommenden Jahres mit der E-Rechnung arbeiten werden. Womöglich werden ihre Kunden sogar schon die Rechnungstellung im Wege der E-Rechnung fordern, obwohl es bis 2028 noch Übergangsvorschriften für bestimmte Marktteilnehmer gibt.
Was ist die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnung?
Die E-Rechnung beruht ursprünglich auf einer EU-Richtlinie (2010/45/EU), die am 01.07.2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz in Deutschland umgesetzt wurde. Danach sind öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Seitdem sind elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen (§ 14 UStG) gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen.
Galt die E-Rechnungspflicht seit 2017 bisher nur für öffentliche Auftraggeber und (Bundes-)Behörden, wird es nun aber für alle Unternehmer – und damit auch für Fotoprofis ernst. Denn mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Ende März 2024 führt der deutsche Gesetzgeber nun ab 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger ein.
Was zeichnet die E-Rechnung aus?
Die E-Rechnung enthält Rechnungsdaten als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei. Sie wird damit in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, wodurch ihre elektronische Verarbeitung möglich ist. Rechnungsdaten können so direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.
Was ist der Unterschied zur PDF-Rechnung?
Traditionell haben Unternehmer über Jahrzehnte eine Papierrechnung über ihre Lieferungen und Leistungen erteilt. Sie ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die aber keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst wenn man diese Papierrechnung durch Einscannen oder Fotografieren als PDF oder JPG digitalisiert, ist die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen nicht möglich. Denn sie zeigt lediglich die papiergleiche, visuelle Darstellung der Rechnungsinhalte. Die Rechnungsinformationen müssen dann manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchhaltungssoftware eingetragen werden.
Welches elektronische Rechnungsformat ist für die E-Rechnung geeignet?
Die in der E-Rechnung strukturierten elektronischen Daten müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und die Liste der übereinstimmenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Diese Formatanforderungen erfüllt aktuell die XRechnung, die schon seit einiger Zeit im öffentlichen Auftragswesen verbindlich ist und ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen definiert.
Außerdem zulässig ist das hybride ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es ist eine Kombination aus für Menschen visuell wahrnehmbarem PDF-Dokument und maschinenlesbarer XML-Datei. Es erleichtert die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, indem es sowohl für Menschen als auch für Systeme lesbar ist. Außerdem können aktuell die Formate UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), UBL (Universal Business Language und Factur-Xverwendet werden.
Welches der vorgenannten (oder ggf. andere) strukturierten elektronischen Formate für die E-Rechnung zum Einsatz kommen soll, kann auch zwischen den Vertragsparteien vertraglich vereinbart werden. In diesem Fall müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.).
Fotoprofis müssen sicher daher darauf einstellen, dass ihre Auftraggeber von ihnen die Erteilung einer E-Rechnung in einem bestimmten Format von ihnen verlangen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Alle inländischen Unternehmenskunden, d.h. der gesamte B2B-Bereich, sind ab dem 01.01.2025 von der E-Rechnungspflicht betroffen. Der Begriff des Unternehmens richtet sich hierbei nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften.
Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. (§ 2 Abs. 1 UStG).
Fotoprofis sind Unternehmer im Sinne dieser gesetzlichen Definition und unterliegen daher grundsätzlich der E-Rechnungspflicht. Ebenso sind deren Vertragspartner (Kunden, Zulieferer, Verkäufer etc.) Unternehmer, wenn die gesetzliche Definition auf sie zutrifft.
Welche Pflichten gelten ab 01.01.2025?
Ab dem 01.01.2025 kann jeder Unternehmer an seine Unternehmenskunden E-Rechnungen versenden, ohne dass es einer expliziten Zustimmung dieser bedarf. Denn ab dann müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und speichern können.
Daher hat der als Unternehmer tätige Rechnungsempfänger auch keinen Anspruch auf Ausstellung Rechnung im bisherigen Papier- oder PDF-Format, selbst wenn er die Annahme einer E-Rechnung verweigert oder dazu technisch nicht in der Lage ist.
Im B2C-Bereich ändert sich hingegen nichts: Rechnungen eines Unternehmers an seine privaten Kunden, d.h. also Verbraucher, kann dieser weiterhin im Papierformat stellen. Will er hingegen auch hier eine E-Rechnung ausstellen, muss der Verbraucher dem Empfang der E-Rechnung zuvor ausdrücklich zustimmen.
Fotoprofis können also an ihre B2C-Kunden weiterhin Papierrechnungen stellen, etwa wenn sie z.B. in den Bereichen Hochzeits- und Familienfotografie tätig sind oder Bewerbungsfotos anfertigen.
Welche Übergangsvorschriften gibt es?
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ab 01.01.2025 zwar für jeden Unternehmer, wenn er einem anderen Unternehmer eine Rechnung stellen will. Wegen des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes gibt es jedoch folgende Übergangsregelungen:
Ab 01.01.2025 gilt:
- Papierrechnung oder Rechnungen als PDF-Datei dürfen weiterhin im B2B-Bereich versendet werden.
- Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen an B2B-Kunden versenden.
- Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher speichern können.
- Für Fotoprofis bedeutet dies:
Sie müssen sich auf den Empfang von E-Rechnungen, deren Verarbeitung und Archivierung einstellen, z.B. dann, wenn sie Equipment kaufen, Reparaturen durchführen lassen oder sonstige Geschäfte für ihr Foto-Business tätigen.
An ihre B2B-Auftraggeber dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder digitale Rechnungen im PDF-Format versenden. Sie sollten aber darauf eingestellt sein, dass manche B2B-Auftraggeber schon jetzt eine Rechnungsstellung per E-Rechnung von ihnen fordern.
Ab 01.01.2027 gilt:
- Unternehmen, die im Vorjahr (2026) einem Umsatz von mehr als € 800.000.- erwirtschaftet haben, können noch Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) erstellen.
- Unternehmen, die im Vorjahr (2026) einen Umsatz von weniger als € 800.000.- erwirtschaftet haben, dürfen noch Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF-Datei Rechnungen versenden
- Für Fotoprofis bedeutet dies:
Da die Mehrheit der Fotoprofis die Umsatzgrenze von € 800.00.- nicht überschreiten wird, gilt für sie die ab 01.01.2025 in Kraft getretenen Regelungen weiter.
Ab 01.01.2028 gilt:
Für alle Unternehmen gelten zwingend die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung, wenn es um die Rechnungstellung im inländischen B2B-Bereich geht.
- Für Fotoprofis bedeutet dies:
Ab 01.01.2028 müssen auch sie gegenüber ihren Businesskunden zwingend E-Rechnungen erstellen und an diese versenden.
Worauf müssen sich Fotoprofis trotz Übergangsvorschriften einstellen?
Trotz der vorgenannten Übergangsvorschriften müssen Fotoprofis damit rechnen, dass ihre Business-Kunden schon ab 2025 von ihnen die Rechnungsstellung per E-Rechnung verlangen und dies z.B. in ihren AGB vertraglich vereinbaren. Eine solche Vereinbarung war bisher auch schon möglich. Sie war allerdings eher die Ausnahme und musste explizit mit dem Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Auch wenn Fotoprofis laut Übergangsvorschriften vorerst noch bzgl. ihrer Rechnungsstellung zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung wählen können, sollten sie darauf eingestellt sein, dass einiger ihrer Auftraggeber schon in 2025 eine E-Rechnung verlangen. Fotoprofis müssen sich daher rechtzeitig mit dem Thema befassen.
Wie wird die E-Rechnung zugestellt bzw. empfangen?
Aktuell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wie eine E-Rechnung zu übermitteln ist. Für die Versendung und den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Außerdem können die Geschäftspartner vereinbaren, dass E-Rechnungen z.B. über ein Internetportal zum Download bereitgestellt, über eine sonstige elektronische Schnittstelle mit gemeinsamem Zugriff oder über einen externen Dienstleister ausgetauscht werden.
Wie erstellt man eine E-Rechnung?
Um eine E-Rechnung zu erstellen, bietet der Markt derzeit verschiedene, teils kostenpflichtige, teile kostenlose Möglichkeiten:
Anhand von Rechnungsprogrammen kann man Rechnungen rechtssicher erstellen. Sie sind ggf. mit weiteren Funktionen, wie z.B. dem Erstellen von Mahnungen, ausgestattet.
Auch einige Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen verfassen und anschließend den auf die Rechnung eingehenden Zahlungseingang verbuchen.
Wer bereits mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware arbeitet, sollte zunächst prüfen, ob diese ein entsprechendes Modul oder eine Schnittstelle für XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen bietet.
Schlussendlich gibt es (kostenlose) Online-Generatoren, die E-Rechnungen erstellen. Je nach Anbieter sind die kostenlosen Nutzungsmöglichkeiten aber beschränkt.
Was ist bei der Archivierung der E-Rechnungen zu beachten?
Unternehmer müssen E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen archivieren. Dies bedeutet, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt sind.
Die Unveränderbarkeit der E-Rechnung folgt u.a. aus den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Danach muss der Unternehmer über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abbilden und aufbewahren. Somit muss er u.a. sicherstellen, dass seine erteilten E-Rechnungen nachweisbar authentisch und vollständig sind.
Die E-Rechnungen müssen überdies auch elektronisch gespeichert werden – es reicht nicht, nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufzubewahren. Daher sollten die E-Rechnungen sicher und vor Zugriffen unbefugter Dritter geschützt gespeichert werden.
Fazit zur E-Rechnung
Was sich vielleicht zunächst nach einem „Elefanten“ anhört, ist womöglich doch nur eine „Mücke“: Die bisherige Ausnahme der E-Rechnung wird zur Regel und die bisherige Regel der Papier- bzw. PDF-Rechnung vorerst noch zur zulässigen Ausnahme. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung ist das eigentlich eine Selbstverständlichkeit und nur logische Konsequenz.
Da inzwischen jeder Fotoprofi über ein E-Mail-Postfach verfügt, stellt der ab 2025 gesetzlich verpflichtende Empfang von E-Rechnungen kein Problem dar.
Während der mehrjährigen Übergangszeit hat jeder Gelegenheit sich mit dem vermeintlichen Schreckgespenst der E-Rechnung zu befassen, sodass ein geschmeidiger Übergang zu dieser als Selbstverständlichkeit gewährleistet ist.