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Erfolgreiche Auftragsdurchführung: Ein Leitfaden für Fotografen – Teil 2

01.11.2015

veröffentlicht in Profifoto – Magazin für professionelle Fotografie – 11/2015

Professionelle Fotografen können unnötige Auseinandersetzungen mit ihrem Kunden vermeiden und auf eine dauerhafte erfolgreiche Zusammenarbeit hoffen, wenn sie selbst für eine organisierte und systematische Auftragsdurchführung sorgen. Denn in den verschiedenen Phasen der Auftragsdurchführung gilt es einige goldene Regeln zu beachten. Ihre Einhaltung verhilft dazu, den Durchblick zu bewahren und sich seiner Rechte und Pflichten bewusst zu sein. – Teil 1 dieses Aufsatzes befasste sich mit dem Kostenvoranschlag in der Vertragsanbahnungsphase. Der hier folgende Teil 2 behandelt  Vertragsabschluss, Vertragsdurchführung und nachvertraglicher Umgang. Er richtet sich an professionelle Fotografen, die Aufträge für Unternehmen und Agenturen durchführen.

Vertragsabschluss:

Die Abgabe eines Kostenvoranschlages oder die Aufforderung dazu begründet noch keinen Vertragsabschluss zwischen Fotograf und Kunde. Vielmehr ist der Kostenvoranschlag ein Angebot an den Kunden, der dann entscheiden kann, ob er das Angebot annimmt und den Produktionsauftrag erteilt.

Erst mit der Annahme des Angebots kommt ein Vertrag zwischen Kunde und Fotograf zustande (zweite Phase der Auftragsdurchführung). Nicht selten passiert es, dass der Kunde mündlich, etwa telefonisch den Auftrag erteilt. Hier sollte der Fotograf mit einem kurzen schriftlichen Bestätigungsschreiben erwidern, das den mündlich erteilten Auftrag bestätigt und auf Job, Kostenvoranschlag sowie AGB des Fotografen Bezug nimmt. Dies hat den Vorteil, dass sich der Vertragsschluss jederzeit nachweisen lässt. Denn ist der Kunde Unternehmer und schweigt er auf ein solches Bestätigungsschreiben, muss er den Inhalt dieses Schreiben gegen sich gelten lassen und kann nicht behaupten, es sei etwas ganz anderes vereinbart worden.
Alternativ kann es passieren, dass der Kunde seinerseits als Antwort auf den Kostenvoranschlag eine schriftliche Auftragsbestätigung erteilt. Deren Inhalt ist vom Fotografen unverzüglich genauestens darauf hin zu überprüfen, ob diese in allen Positionen denen vom Fotografen veranschlagten Positionen entspricht, also Deckungsgleichheit besteht. Denn nur dann ist ein wirksamer Vertrag zu Stande gekommen. Andernfalls werden weitere Verhandlungen der Parteien nötig sein.

 

Vertragsdurchführung

Bei der Anfertigung der Fotos ist darauf zu achten, dass seine Fotos frei von Rechten Dritter sind. Wer für die Rechteklärung zuständig ist  – Fotograf oder Auftraggeber, sollte zuvor vertraglich vereinbart werden. Häufig wird es der Fotograf sein, der erklären soll, dass die Fotos keine Rechte Dritter verletzen. Er muss daher gewissenhaft prüfen, ob er alles getan hat, um eine solche Zusicherung abgeben zu können. Bei Aufnahmen von Personen muss der Fotograf zuvor das Einverständnis des Abgebildeten einholen, damit nicht dessen Recht am eigenen Bild durch eine spätere Veröffentlichung verletzt wird. Hier ist insbesondere darauf zu achten, dass die Einverständniserklärung den identischen Nutzungsumfang vorsieht, wie ihn der Fotograf seinerseits sodann gegenüber seinem Auftraggeber an seinen Fotos einräumt.

Werden Fotos auf fremden Privatgrundstücken oder in fremden Gebäuden angefertigt, muss der Fotograf das Einverständnis des Eigentümers und sonstigen Berechtigten, wie z.B. Mieter, Inhaber des Gewerbebetriebs etc., einholen. Hier ist darauf zu achten, dass die tatsächlich Berechtigten gefragt werden. So wird beispielsweise der Leiter einer Baustelle, der lediglich die Bauaufsicht führt und den Handwerkern Zutritt zur Baustellte gewährt, kein Einverständnis erklären können, da nicht er, sondern nur der Bauherr bzw. Grundstückseigentümer hierüber bestimmen kann.
Sollen in den Fotos fremde Kunstwerke, Comic-Figuren oder andere Phantasiefiguren (diese können nämlich urheberrechtlichen Schutz genießen) abgebildet werden, ist zu hinterfragen, ob hierdurch nicht fremde Urheberrechte verletzt werden.
Gleiches gilt  für Design-Gegenstände oder Marken, mit denen Bildmotive ausgeschmückt werden sollen. Auch hier muss der Fotograf klären, ob durch ihre Abbildung nicht möglicherweise fremde Design- oder Markenrechte verletzt werden.
Vorsicht ist auch bei sehr detaillierten Briefings von Agenturen geboten. Nicht selten kommt es vor, dass Art-Direktoren irgendwo ein interessantes Bild gesehen haben und daraufhin ein ausführliches Scribble entwerfen, welches dem gesehenen Motiv sehr nahe kommt. Der Fotograf, der sich an die genauen Anweisungen der Agentur zu halten hat,  schafft dann ein Foto, das dem ursprünglichen Motiv verblüffend ähnlich sieht. Er stellt damit unbewusst ein möglicherweise urheberrechtlich geschütztes Werk nach. Das ist gefährlich, da hierdurch Urheberrechte des Schöpfers des Ursprungsmotivs verletzt werden können. Hierdurch können Fotograf, Agentur und sogar der später das Foto nutzende Kunde in Haftung genommen werden. Wenn sich dem Fotografen also der Verdacht aufdrängt, dass er gerade ein bereits existierendes Motiv nachstellt, sollte er von der Agentur eine schriftliche Haftungsfreistellung verlangen.
Kann der Fotograf absehen, dass im Laufe der Produktion die veranschlagten Kosten wesentlich überschritten werden, darf er es nicht versäumen, dies seinem Auftraggeber anzuzeigen (siehe Ausführungen zum Kostenvoranschlag – Teil 1).

Schlussrechnung

Im Vertrag bzw. anhand seiner AGB sollte der Fotografen vereinbaren, dass die Nutzungsrechte an den abgelieferten Fotos erst mit vollständiger Bezahlung seiner Rechnung auf den Auftraggeber übergehen. Dies verhindert, dass der Auftraggeber die Fotos schon nutzt, während der Fotograf noch seinem Geld hinterher rennt.
Als Zahlungsziel sollte auf unklare Formulierungen, wie „zahlbar 14 Tage nach Erhalt der Rechnung“ verzichtet werden. Denn der Absender weiß nicht, wann die Rechnung beim Empfänger genau eintrifft. Stattdessen empfiehlt sich als Zahlungsziel ein konkretes Datum einzusetzen. Hat der Auftraggeber nach Verstreichen des Datums noch keine Zahlung geleistet, kommt er automatisch in Verzug. Dies hat zur Folge, dass Verzugszinsen auf die Forderung anfallen und ein Rechtsanwalt mit der Geltendmachung der Forderung beauftragt werden kann. Auch wenn der Auftraggeber sich mit seiner Zahlung in Verzug befindet, sollte der Fotograf nicht auf eine zusätzliche Mahnung verzichten, mit der er erneut zur Zahlung auffordert, bevor er sodann Zahlungsklage erhebt. So hat der Auftraggeber die Möglichkeit, Gründe für die fehlende Zahlung zu nennen. Dies schützt den Fotografen wiederum vor überraschenden Einwänden des Auftraggebers in einem übereilig angestrengten Klageverfahren.

Nach  Vertragsdurchführung

Ist der Auftrag abgeschlossen und werden die Fotos genutzt, sollte der Fotograf überwachen, ob der Auftraggeber die vereinbarten Nutzungen einhält. Häufig kommt es vor, dass der Auftraggeber die Nutzungsdauer überschreitet, die Fotos für andere Medien oder in Ländern nutzt, die im Vertrag nicht zur Nutzung lizensiert wurden. Hier sollte der Fotograf selbstbewusst auf die Nutzungsüberschreitungen hinweisen und entsprechende Lizenzgebühren für Nachlizensierungen einfordern. Denn wer intensiver und länger nutzt, muss dafür auch mehr zahlen.

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